Almacenes y centros logísticos

Visión general

Un almacén es una entidad que contiene stock de productos. Esta entidad puede ser física (con una dirección real en un mapa) o virtual. Puede contener stock de todo el inventario de productos del Commerce o solo de una parte. Un Commerce puede tener tantos almacenes como necesite, ya sea porque dispone de esas ubicaciones físicas reales de donde sale el stock y necesita reflejarlo en el Commerce o porque por su logística necesita tener almacenes virtuales (aunque físicamente no los tenga). Como los almacenes pueden ser virtuales, existe una entidad llamada “centro logístico ” que agrupa a los almacenes y les proporciona un origen físico (una dirección en el mapa). Los centros logísticos son los puntos de salida de la mercancía y, por tanto, necesitan tener una dirección física donde el transportista pueda ir a buscarla.

El centro logístico será el punto de partida de las entregas, que es la entidad que define la manera de hacer llegar el contenido de un pedido al usuario que ha hecho la compra. Las diferentes entregas, es decir, las diferentes maneras de hacer llegar un pedido, dependerán de los almacenes, de la disponibilidad de las ubicaciones físicas y de los transportistas que pueda haber definidos en el Commerce (consulta Sistema multiexpedición). El almacén es, por tanto, un punto clave para entender la fase que va entre la finalización del pedido y la entrega de la mercancía.

Por otro lado, es en los almacenes donde se realiza la entrada y salida de la mercancía, y donde se efectúa la gestión del inventario (consulta Sistema de gestión de inventario). Esta gestión, si se tiene habilitada, es fundamental para el buen funcionamiento del Commerce porque mediante ella se decide si la mercancía se puede comprar, en qué cantidad, si está en reserva y la fecha en que se podrá servir.

Centro logístico

Un centro logístico es una agrupación de almacenes que tienen un origen común o, dicho de otro modo, es un grupo de almacenes que, por motivos logísticos, se quiere que estén situados en la misma dirección física. Esta dirección es la que marcará el origen de las expediciones, es decir, el lugar donde debe ir el transportista a buscar la mercancía del pedido para podérsela entregar al comprador. Uno de los factores que influye en el precio del transporte es la distancia que debe recorrer el transportista y, como el centro logístico define el punto de salida, esta será la entidad que, en gran medida, determinará el precio.

Se pueden crear tantos centros logísticos como se necesite, teniendo en cuenta que cada uno de ellos debe estar formado obligatoriamente por un almacén activo como mínimo. Si el almacén es físico y el centro está formado únicamente por ese almacén, las direcciones en el mapa de ambos coincidirán. Si está formado por muchos almacenes físicos, la dirección del centro será la del punto de origen que estipule el Commerce.

Un Commerce debe tener al menos un centro logístico y, por tanto, un almacén activo como mínimo. Aunque el Commerce no gestione los stocks, es necesario tener un almacén para establecer el origen de las expediciones y poder calcular los importes derivados del transporte.

Configuración

Para añadir stock a los productos, hay que crear almacenes, que serán las entidades que contendrán ese stock. Pero, antes de crear almacenes, es necesario crear centros logísticos, que serán las entidades donde se agruparán los almacenes. La secuencia será:

Crear centro logístico
Crear almacén
Añadir stocks

En los centros logísticos definiremos, si es necesario, una zona de influencia, que será el conjunto de áreas geográficas donde el centro logístico puede servir expediciones. Esta zona de influencia es importante porque determina a qué lugares (direcciones de usuarios) se puede enviar la mercancía.

Si un pedido tiene una dirección de envío fuera de las zonas definidas en el centro logístico no se podrá enviar porque el punto de destino es incompatible con la zona donde puede servir el centro logístico.

El almacén puede tener definida una característica llamada Días de compensación . Tener este ajuste activo significa que el almacén no puede suministrar stock de forma inmediata, sino que tarda unos días (los configurados) antes de poderlo suministrar. Los motivos de la compensación pueden ser diferentes (necesitan fabricarlo, tiene una preparación compleja, lo piden al proveedor bajo demanda...), pero la consecuencia siempre será que la fecha de envío de la expedición se calculará sumando los días de compensación a la fecha actual. Esta fecha de envío será la que definirá la fecha de expedición de todo el pedido en caso de no tener multiexpedición. Si tiene multiexpedición, hará que se divida el pedido en, como mínimo, dos expediciones (si en el pedido hay productos de otros almacenes sin días de compensación; consulta Sistema multiexpedición).

Si un pedido extrae stock de varios almacenes con varios valores para los días de compensación, en caso de no tener multiexpedición, la fecha de expedición se calculará a partir de la fecha más alejada que el sistema encuentre de entre todos los almacenes involucrados. En caso de multiexpedición, el pedido se dividirá en tantas expediciones como almacenes haya, con lo que se creará automáticamente una expedición para cada fecha de envío diferente. Con esto se consigue que el pedido quede desglosado en diferentes expediciones que se irán enviando según los días de compensación de cada almacén.

Relación entre almacén y canal

Un Commerce también debe tener un canal como mínimo (consulta Sistema multicanal). Los canales deben tener almacenes vinculados, lo que significa que solo los almacenes del canal asignado podrán suministrar stock a los pedidos realizados bajo ese canal. La relación entre canal y almacén tiene una prioridad, que será la que marque el orden en que debe salir el stock (el sistema siempre seguirá el orden de menor a mayor valor indicado en la propiedad Prioridad). Por lo tanto, de entre todos los almacenes del canal, primero extraerá stock del almacén definido como el primero (por ejemplo, con prioridad 1). Si en este almacén no hay suficiente stock, irá a buscarlo al que esté definido como el segundo (por ejemplo, con prioridad 2) y así sucesivamente. Si no se pudiera suministrar todo el stock porque entre todos los almacenes no hay suficientes existencias, el producto se quedará en reserva, si la tiene habilitada (las unidades que no pueden ser suministradas quedan en reserva). En caso contrario, el pedido no se podrá servir con la cantidad de producto que se ha pedido.

En el canal también puedes definir una zona de influencia, es decir, el conjunto de áreas geográficas donde opera el canal. El centro logístico también tiene una zona de influencia, lo que significa que todos los almacenes que contiene están también vinculados a esa zona. Si esta zona no es compatible con la del canal, el centro logístico y los almacenes que contenga quedan invalidados dentro del canal y no podrán suministrar stock.

Ejemplo:

Tienes los almacenes A1 (prioridad 1), A2 (prioridad 2), A3 (prioridad 3) y A4 (prioridad 4)
Tienes los centros logísticos L1 y L2, donde L1 está formado por A1 y A2, y L2 está formado por A3 y A4
Tienes los canales C1 y C2, donde a C1 se le vincula A1, A2, A3 y A4 , y a C2 se le vincula A1 y A2
A C1 se le vincula la zona de influencia G1 y G2 y a C2 , solo G2
A L1 se le vincula G1 y a L2 se le vincula G2

Supongamos que un pedido tiene asignado el canal C1. Los almacenes que pueden suministrar serían, a priori, A1, A2, A3 y A4, pero vemos que L1 solo opera en G1, por lo tanto, A1 y A2 (que forman parte de L1) solo sirven stock en G1; vemos, también, que L2 solo opera en G2, por lo tanto, A3 y A4 (que forman parte de L2) únicamente sirven stock en G2.

Si la dirección de envío del pedido es G1 se podrá suministrar stock: primero de A1 y, si no tiene suficiente, de A2.
Si la dirección de envío del pedido es G2 se podrá suministrar stock: primero de A3 y, si no tiene suficiente, de A4.

Supongamos ahora que el pedido tiene asignado el canal C2. Los almacenes que pueden suministrar serían A1 y A2, pero vemos que L1 opera en G1 y, por lo tanto, A1 y A2 (que forman parte de L1) solo sirven stock en G1; también vemos que C2 únicamente opera en G2.

El pedido no puede tener una dirección de envío en G1 porque C2 no es compatible con esta zona de influencia.
Como la dirección de envío del pedido es G2, pero los almacenes suministran en G1, no es posible completar este pedido.

Como puedes ver, es muy importante configurar adecuadamente los parámetros según las necesidades del Commerce. De lo contrario, los resultados y el comportamiento podrían no ser los esperados.

Personalizaciones por canal

La relación entre canal y almacén permite personalizar algunas características de almacén y añadir otras nuevas (consulta Sistema multicanal):

Puedes definir días de compensación en la relación entre canal y almacén; estos sustituirán a los definidos en el almacén cuando el canal y el almacén relacionados operen juntos.
Puedes definir una prioridad en la relación entre canal y almacén, la cual sustituirá a la definida en el almacén cuando el canal y el almacén relacionados operen juntos. Por lo tanto, puedes especificar, por ejemplo, que un determinado almacén sea el primero del que se extrae stock cuando opera junto a un canal concreto o el último si opera con otro canal distinto.
La relación entre canal y almacén puede tener, adicionalmente, una relación con una ubicación física (relación a tres). Esto significa que la ubicación física, configurada como punto de recogida o devolución, tiene almacén propio. Por lo tanto, en caso de que un pedido deba recogerse en un punto de recogida con almacén propio, el stock para servirlo saldrá en primera instancia de ese almacén.
Cuando la entrega de un pedido es a un punto de recogida se puede definir la característica Envíos para transfer (necesita crear expediciones para los movimientos de material internos). Esto indica que las unidades que se extraen del almacén de origen con esta característica activa deben trasladarse al punto de recogida y, por tanto, se generan expediciones. Si el almacén origen no tiene esta característica activa significa que, en caso de que sea necesario trasladar material, el Commerce lo gestionará por otros medios que no requieren generar expediciones de manera explícita. En caso contrario, si el almacén de origen no es el propio del punto de recogida, el sistema generará las expediciones que se necesiten para enviar las unidades extraídas. Los costes derivados del transporte se calcularán teniendo en cuenta que el origen será el centro logístico al que pertenece el almacén de origen, pero el destino será el punto de recogida.

Ejemplo: Tienes un punto de recogida P1 con almacén propio, pero con insuficiente stock o, para simplificar, un punto de recogida P1 sin almacén vinculado. Para completar el pedido el sistema determina que debe extraer stock de un almacén A1, que tiene activa la característica Envíos para transfer. Para servir un pedido que el usuario recogería en P1, habrá que transportar los productos del pedido desde A1 hasta P1 y los costes de este transporte serán reflejados por el sistema en el proceso de compra (por supuesto, estos costes pueden estar a 0 si así se ha configurado en el tipo de transporte que traslada material entre el centro logístico de A1 y P1). Si por el contrario, A1 no tiene esta característica activa, significa que el Commerce trasladará el material desde A1 hasta P1 sin necesidad de crear expediciones ni dejar constancia en el pedido de esta acción.

Stocks

El stock es el número de unidades (existencias) que tiene un determinado producto. De la gestión del stock se encarga el Sistema de gestión de inventario (consulta Sistema de gestión de inventario), pero como los productos se ubican en almacenes, es en los almacenes donde se informa de las existencias de cada producto y donde se realiza la extracción de unidades cuando se finaliza un pedido.

En general, existen dos maneras de informar sobre el stock dependiendo de si un producto tiene opciones o no. Si un producto no tiene opciones, el stock será el número de unidades de ese artículo. Si un producto tiene opciones que se deben escoger, significa que el producto final que se envía tiene unas determinadas características debido a esas opciones. Por ejemplo, una camiseta es un producto, pero esa camiseta puede tener diferentes tallas y colores (opciones). La combinación concreta de talla y color (la combinación de los valores de las opciones) determinará el artículo correcto que se debe enviar y, por tanto, el artículo que debe tener stock. Si la camiseta tiene 3 colores (3 valores para la opción de color) y 3 tallas (3 valores para la opción de talla) el Commerce deberá proveer stock para todas las combinaciones de talla y color (9 variantes en total).

También puede ocurrir que el producto tenga opciones, pero que no se combinen entre ellas, es decir, el producto final no supone un artículo diferente; o desde el punto de vista del stock, no supone tener diferente stock. Por ejemplo, un producto puede tener opciones de talla y color, pero por motivos logísticos no se distinguen los artículos finales con tallas y colores concretos. En ese caso, se proporciona stock del producto genérico sin apuntar a una combinación concreta. Esta forma de gestión es válida, pero puede provocar problemas si se agota una combinación concreta: el sistema puede decir que hay stock (porque aún hay en otras tallas y colores), pero no se puede servir un pedido que contenga una determinada talla y color porque se ha acabado esa combinación. Otro tipo de opción no combinable es aquella que no cambia la naturaleza del artículo como, por ejemplo, una ampliación de garantía (los valores serían los diferentes años de ampliación) o una opción que permita seleccionar si el producto incluye o no el montaje. Para estas opciones no combinables no es necesario desglosar el stock, es suficiente con asignar existencias al producto principal.

Como hemos mencionado, si un producto tiene opciones combinables, el stock se llena en el nivel de combinación de valores de opción.

Ejemplo: El Producto1 con opciones de talla y color, y combinación de talla (S, M, XL) y color (Blanco, Negro), llenaría el stock para cada combinación, que serán:

Producto1 - S - Blanco
Producto1 - S - Negro
Producto1 - M - Blanco
Producto1 - M - Negro
Producto1 - XL - Blanco
Producto1 - XL - Negro

Si no tiene opciones o no las tiene combinables, el stock se llena en el nivel de producto, por ejemplo:

Producto1

En cada una de estas líneas (combinaciones) se puede añadir stock del almacén que se necesite. Por ejemplo, si el Producto1 tiene stocks en A1 y A2, se puede establecer el stock de la siguiente manera:

A1 - Producto1 - S - Blanco: 10 unidades
A1 - Producto1 - S - Negro: 10 unidades
A1 - Producto1 - M - Blanco: 5 unidades
A1 - Producto1 - M - Negro: 10 unidades
A1 - Producto1 - XL - Blanco: 10 unidades
A1 - Producto1 - XL - Negro: 10 unidades
A2 - Producto1 - S - Blanco: 18 unidades
A2 - Producto1 - S - Negro: 8 unidades
A2 - Producto1 - M - Blanco: 10 unidades
A2 - Producto1 - M - Negro: 10 unidades
A2 - Producto1 - XL - Blanco: 12 unidades
A2 - Producto1 - XL - Negro: 10 unidades

Si tienes un orden de extracción por el que primero sirve A1 (prioridad 1) y después A2 (prioridad 2), el sistema primero agotará el stock de A1 de cada combinación y, cuando ya no pueda extraer stock para esa combinación, lo hará de A2. Por ejemplo, si se piden 15 unidades de Producto1 - S - Blanco, extraerá las 10 unidades de A1 y 5 unidades de A2 de esa combinación.

Si en A1 hay stocks solo para Blanco y en A2 solo para Negro:

A1 - Producto1 - S - Blanco: 10 unidades
A2 - Producto1 - S - Negro: 10 unidades
A1 - Producto1 - M - Blanco: 10 unidades
A2 - Producto1 - M - Negro: 10 unidades
A1 - Producto1 - XL - Blanco: 10 unidades
A2 - Producto1 - XL - Negro: 10 unidades

Debido a que Blanco solo lo sirve A1 y Negro, A2, una vez que se agote alguna combinación ya no se podrán suministrar más. Por ejemplo, si se piden 15 unidades de Producto1 - S – Blanco, solo se podrán suministrar 10 unidades; las otras 5 unidades quedan en reserva, si Producto1 tiene habilitada esta opción. En caso contrario, no se podrá completar el pedido por falta de stock.